Pour les PME le contrôle et la planification des dépenses et investissements informatiques peuvent s’avérer un casse-tête. Nous voyons ici quelles dépenses intégrer dans son suivi et construisons le budget informatique sous trois angles différents : opérationnel, portefeuille, comptable. Place ensuite à l’optimisation !
Du simple poste de travail équipé d’un pack bureautique jusqu’au réseau d’applications professionnelles interconnectées, toutes les organisations sont aujourd’hui dépendantes de l’informatique. Avec le temps et la croissance, les dépenses peuvent rapidement s’accumuler et se complexifier : abonnements aux applications en ligne, prestations de refonte de site web, dépannage du réseau interne…
Reprendre la main sur le budget que l’on y consacre, c’est ensuite investir pertinemment et soutenir la croissance de son entreprise. Voyons quelles dépenses prendre en compte et comment les organiser en expliquant quelques notions importantes.
Quelles dépenses intégrer dans son budget informatique ?
Plusieurs natures de dépenses doivent être prises en compte pour valoriser le système d’information à sa juste valeur.
- Les ressources humaines : on valorise ici les interventions des internes (collaborateurs) et des externes (prestataires, forfaits) qui touchent à l’activité informatique. Par exemple, le temps consacré à résoudre des dysfonctionnements sur une application de gestion est pris en compte. À l’inverse, le temps de rédaction d’un article à publier sur le site internet n’est pas imputable à l’informatique.
- Les logiciels : les dépenses logicielles concernent d’une part les acquisitions et la maintenance (ou le support), d’autre part les abonnements / souscriptions.
- Le matériel : sans surprise, le matériel regroupe tous les équipements du mobile au serveur, en passant par les matériels réseau, les postes de travail, … auxquels on ajoute les montants de maintenance éventuels.
- Les télécoms : cette nature de coûts regroupe les abonnements souscrits pour les téléphonies fixe et mobile ainsi que les coûts réseaux.
- L’hébergement et l’infogérance : les coûts permettant l’hébergement des applications ou l’exécution de contrats externalisés se regroupent dans ce dernier poste.
Une fois ces informations récoltées il s’agit à présent de les organiser et les ventiler de manière à faciliter leur interprétation.
Trois modèles complémentaires
On peut considérer trois structures différentes dans lesquelles ventiler ces charges (pour faciliter leur lecture, un modèle de tableur est disponible au téléchargement). Ces modèles sont complémentaires, se recoupent pour l’essentiel et mettent en lumière des aspects différents.
Les dépenses opérationnelles, ou vision cash-out
Première construction indispensable, la vision des dépenses ventile la totalité des factures passées et prévues par nature :
- les dépenses de service (souvent appelées « run« )
On liste ici les dépenses obligatoires et récurrentes qui financent le maintien en conditions opérationnelles du système d’information et on les regroupe par ensembles cohérents. Nous trouverons par exemple les coûts télécom, les redevances et abonnements aux logiciels, les ressources humaines nécessaires à l’entretien, …
- les dépenses de projet (souvent appelées « build » ou « change »)
Cette catégorie regroupe les investissements apportant des améliorations ou des changements significatifs au système d’information, source de valeur pour l’entreprise : un nouveau site web, le déploiement d’un outil de gestion de la relation client, l’ouverture d’un bureau dans une nouvelle région, … On les regroupe ici aussi par nature (RH, acquisitions, …).
- les dépenses transverses
Enfin, toutes les dépenses qui permettent le pilotage et l’exécution de l’activité informatique de l’entreprise, à un niveau de détail qui varie en fonction de la maturité de l’organisation.
C’est à partir de ce détail que l’on est capable de calculer les premiers ratios et établir les premiers constats d’analyse. C’est un très bon outil de surveillance des coûts.
Le portefeuille d'activités
Cette seconde analyse s’articule par sujet « métier ». On conserve la première dimension service / projet mais les sous-catégories sont ensuite regroupées par projet ou application. On doit par exemple être en mesure d’identifier le coût de service d’une application « tout compris », ou bien vérifier le coût complet d’un projet en ajoutant la conduite du changement (formation entre autres).
Cette vision facilite le calcul du retour sur investissement d’un projet et permet donc de vérifier la pertinence d’un investissement et de décider de manière éclairée.
La vision comptable
Enfin, le dernier angle d’attaque du budget informatique fait le lien entre la stratégie informatique et le pilotage financier de l’entreprise. Grâce aux dépenses de l’année et aux investissements passés on construit l’impact sur le compte de résultat global, sans oublier les DAP (dotations aux amortissements et provisions).
Il est important de ne pas oublier cette construction car elle s’assure de la pérennité de l’outil informatique. On y vérifie ici la cohérence des chiffres avec la stratégie de l’entreprise.
Et maintenant : on optimise !
Une fois les informations glanées, le fichier rempli une première fois et aligné avec le budget de l’organisation, il est temps de commencer l’analyse ! La maquette permet simplement :
- de calculer des ratios et les comparer aux standards de marché
- d’identifier les postes de dépenses à optimiser
- de planifier ses investissements en maîtrisant l’impact sur le compte de résultat
Les décisions prises grâce à cet outil vont permettre d’alimenter l’itération suivante, et on recommence jusqu’à stabiliser la trajectoire en cohérence avec la stratégie.
fregat peut vous accompagner dans la construction, l’analyse et la projection de votre activité, n’hésitez pas à nous contacter pour étudier ensemble votre situation.
Pour aller plus loin
À l’usage des DSI, le CIGREF a publié en 2015 un rapport sur le Modèle Économique de la DSI, très complet. Il définit un modèle de coûts sous le format « business model canvas » qui permet une analyse complémentaire.
La même association a publié en 2014 un Modèle d’analyse des coûts et de benchmarking des coûts informatiques, dans lequel on retrouvera les grandes notions effleurées dans cet article.
Nous reviendrons dans un prochain article sur les ratios et les standards de marché.